Bürostuhl und Schreibtisch steuerlich absetzen

Bürostuhl und Schreibtisch als Arbeitsmittel

Steuerlich gelten Gegenstände, die Sie ganz oder fast ausschließlich für Ihre Arbeit nutzen, als Arbeitsmittel. Bei Arbeitnehmern sind die Kosten dann Werbungskosten, bei Selbstständigen und Gewerbetreibenden Betriebsausgaben. Bürostuhl und Schreibtisch sind typische Beispiele.

Wichtig ist die berufliche Nutzung. Steht der Stuhl am Arbeitsplatz im Homeoffice und wird praktisch nur dort zum Arbeiten genutzt, ist die Zuordnung meist unproblematisch. Bei gemischter Nutzung, etwa wenn der Schreibtisch auch für private Zwecke dient, wird die Sache komplizierter. Arbeitsmittel können nach gängiger Praxis unabhängig davon berücksichtigt werden, ob Sie ein häusliches Arbeitszimmer absetzen; die Homeoffice-Pauschale deckt Möbel in der Regel nicht ab.

Sofort absetzen oder abschreiben?

Wie die Kosten berücksichtigt werden, hängt von der Höhe der Anschaffungskosten ab. Maßgeblich ist der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer, auch wenn Sie als Arbeitnehmer brutto bezahlt haben.

Hinweis:Grenzen und Wahlrechte können sich durch Gesetzesänderungen verschieben. Prüfen Sie die aktuelle Rechtslage oder fragen Sie eine Steuerberatung.

Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle

Für Wirtschaftsgüter oberhalb der GWG-Grenze verteilt sich der Abzug auf mehrere Jahre. Die amtliche AfA-Tabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter des Bundesfinanzministeriums nennt für Büromöbel eine Nutzungsdauer von 13 Jahren. Bei linearer Abschreibung setzen Sie also jedes Jahr einen gleichen Anteil ab.

Im Jahr der Anschaffung zählt nur der Anteil ab dem Kaufmonat. Kaufen Sie einen Stuhl im Oktober, berücksichtigen Sie für dieses Jahr drei Zwölftel des Jahresbetrags. Für elektrisch höhenverstellbare Schreibtische gilt in der Regel dieselbe Einordnung als Büromöbel; die verkürzte Nutzungsdauer für Computerhardware betrifft Möbel nicht.

• Beispielrechnung ohne Beträge: Anschaffungskosten geteilt durch 13 ergibt den jährlichen Abschreibungsbetrag.
• Erstes Jahr: Jahresbetrag mal Anzahl der Monate ab Kauf geteilt durch 12.
• Letztes Jahr: Der Restbetrag, bis die Anschaffungskosten vollständig verteilt sind.

Belege und Nachweise

Bewahren Sie die Rechnung auf. Sie sollte Kaufdatum, Artikel, Nettobetrag und Umsatzsteuer erkennen lassen. Bei Online-Bestellungen genügt in der Regel die Rechnung des Händlers, nicht nur die Bestellbestätigung.

Es kann sinnvoll sein, die berufliche Nutzung kurz zu dokumentieren, etwa mit einem Foto des Arbeitsplatzes oder einer Bescheinigung des Arbeitgebers über Homeoffice-Tage. Hat der Arbeitgeber einen Zuschuss gezahlt, mindert dieser die absetzbaren Kosten. Ob Ihr Arbeitgeber oder ein anderer Träger überhaupt zahlen kann, erklärt der Artikel Höhenverstellbarer Schreibtisch: wer zahlt.

Besonderheiten für Selbstständige

Selbstständige und Freiberufler setzen Bürostuhl und Schreibtisch als Betriebsausgaben an. Sind sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, holen sie sich die Umsatzsteuer über die Umsatzsteuervoranmeldung zurück und rechnen mit dem Nettobetrag. Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug setzen dagegen den Bruttobetrag an; für die GWG-Grenze bleibt trotzdem der Nettowert maßgeblich.

Neben Sofortabzug und linearer Abschreibung gibt es für Betriebe weitere Wahlrechte, etwa den Sammelposten für Wirtschaftsgüter in einem bestimmten Wertbereich. Welche Variante günstiger ist, hängt von Ihrer Gewinnsituation und Ihren übrigen Anschaffungen ab. Gerade hier lohnt sich die Rücksprache mit einer Steuerberatung, bevor Sie sich festlegen, denn ein gewähltes Verfahren gilt meist für alle Anschaffungen des Jahres.

Lohnt sich ein langlebiges Modell auch steuerlich?

Die steuerliche Wirkung sollte nicht der Hauptgrund für eine Kaufentscheidung sein. Entscheidend ist, dass Stuhl und Tisch zu Ihrem Körper und Ihrer Arbeit passen und lange halten. Wie lange ein Stuhl üblicherweise nutzbar bleibt, beschreibt der Artikel Wie lange hält ein Bürostuhl?.

Bei der Auswahl helfen die Ratgeber zu den besten ergonomischen Bürostühlen, zu Bürostühlen bis 300 Euro und zu den besten höhenverstellbaren Schreibtischen. Wer den Tisch selbst zusammenstellt, findet bei den Tischgestellen eine Alternative zum Komplettisch.

Häufige Fragen

Wie lange schreibt man einen Bürostuhl ab? Liegt er über der GWG-Grenze, wird er nach der amtlichen AfA-Tabelle für Büromöbel über 13 Jahre abgeschrieben. Bei Anschaffungskosten bis 800 Euro netto ist der Sofortabzug im Jahr des Kaufs möglich.

Kann ich als Arbeitnehmer einen Bürostuhl absetzen? Ja, wenn Sie ihn beruflich nutzen und die Kosten selbst tragen. Dann sind es Werbungskosten. Ob sie sich auswirken, hängt unter anderem davon ab, ob Ihre Werbungskosten insgesamt über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegen.

Gilt ein elektrischer Schreibtisch als Computerzubehör? In der Regel nicht. Er gilt als Büromöbel, auch wenn er einen Motor hat. Im Zweifel klären Sie die Einordnung mit einer Steuerberatung.

Muss ich den Bürostuhl mit dem Brutto- oder Nettobetrag ansetzen? Für die GWG-Grenze zählt der Nettobetrag. Arbeitnehmer ohne Vorsteuerabzug setzen beim Abzug selbst die tatsächlich bezahlten Bruttokosten an.